Fiche de poste office manager

Que fait un office manager ?

Les office manager, ou chefs de bureau, coordonnent et supervisent les tâches administratives dans un bureau, et s'assure que le bureau fonctionne de manière efficace et sans problème. Leurs responsabilités comprennent des tâches telles que l'accueil des visiteurs, la gestion des fournitures de bureau, la supervision des autres membres du personnel administratif, la gestion des budgets, et aider le personnel dans ses tâches administratives, telles que la programmation de réunions.

Généralement, les office manager ont un diplôme de baccalauréat en administration commerciale, en communication ou dans un secteur en lien. Cependant, un diplôme d'études secondaires est parfois suffisant pour certains postes de chef de bureau. Les chefs de bureau sont très organisés et auto-motivés, et sont généralement très attentifs aux détails.

Fiche de poste office manager : modèle gratuit

Présentation du poste

Dans le cadre de son développement, l'entreprise Société XYZ recrute. Leader de notre secteur, nos employés nous ont attribué une note de 3,7 sur Glassdoor. Aujourd’hui, nous recherchons un(e) office manager pour compléter les équipes Société XYZ. Si vous êtes passionné(e) et avez envie de relever de nouveaux challenges, envoyez-nous votre candidature dès maintenant.

Responsabilités d'un office manager

  • Superviser et aider durant toutes les tâches administratives dans le bureau et garantir que le bureau fonctionne sans problème
  • Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et passer commande si nécessaire
  • Réaliser les tâches de réceptionniste : accueillir les visiteurs, répondre au téléphone et réaliser des appels téléphoniques
  • Recevoir et trier les e-mails entrants et les livraisons et gérer les e-mails sortants
  • Définir les politiques et les procédures de bureau et garantir leur correcte implémentation
  • Assistance de la planification de l'agencement et des déplacements dans le bureau et de la gestion et de la maintenance des infrastructures IT
  • Gestion du budget du bureau
  • Identification des opportunités de procédé et d'amélioration de la gestion du bureau
  • Fournir toute l'aide administrative nécessaire, y compris la planification de réunions de groupe, maintenir les calendriers actualisés, faire des recherches et créer des rapports

Diplômes et compétences d'un office manager

  • Avoir un diplôme de baccalauréat en administration commerciale, en communication ou un autre secteur en lien
  • 2 - 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste de gestion de bureau/administrative
  • Faire très attention aux détails est essentiel
  • Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, et capacité de priorisation
  • Être proactif et plein d'initiative
  • Excellentes compétences de communication et inter-personnelles
  • Excellentes aptitudes de résolution de problème et capacités d'analyse
  • Parfaite connaissance des produits de Microsoft Office et de Google

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Employeurs : comment rédiger une description de poste attractive

  • Pensez à indiquer le nombre d'années d'expérience et la formation requise
  • Expliquez aux chercheurs d'emploi ce qui rend votre entreprise et ce poste uniques
  • Rédigez une description qui comporte quelques paragraphes ou environ 200 mots
  • Utilisez des sauts de paragraphe et des listes à puces pour faciliter la lecture
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